Como Montar uma Produtora de Eventos

Visando atender as dúvidas mais comuns que os novos empreendedores do mercado tem, hoje elaboramos esse artigo para te ajudar a como montar uma produtora de eventos, desde o planejamento até a etapa final. Confira.

Elabore um Plano de Negócios

Como em qualquer outro empreendimento, é necessário que você analise alguns fatores, siga dicas e tome algumas precauções que podem garantir que o seu negócio seja de sucesso e se destaque no mercado. No caso da abertura de uma produtora de eventos, elaborar um plano de negócios impecável é importantíssimo, principalmente se você não tem tanta experiência nesse ramo.

Durante o planejamento, acrescente ao documento todas as expectativas, objetivos e metas da sua empresa, assim como os recursos que serão necessários para a montagem da mesma. Quesitos como, quais serviços ou produtos que serão oferecidos, quais os seus possíveis clientes, aonde estão, como driblar a concorrência, qual preço cobrar, funcionários e profissionais necessários inicialmente, e principalmente, o orçamento de tudo isso necessita estar incluso no seu plano de negócios, desse modo, ficará muito mais fácil abrir uma produtora de eventos.

Calcule os seus Investimentos Iniciais

A maioria dos empreendimentos, infelizmente, dependem de um enorme capital de investimento para começar. No caso de uma produtora de eventos, o dinheiro não será um problema tão grande, já que a grande parte dos serviços são terceirizados. As suas maiores despesas, portanto, serão os custos com a legalização da sua produtora de eventos, os custos com equipamentos básicos para escritório, o aluguel do imóvel, e o marketing e divulgação do seu negócio.

Porém, mesmo que os gastos não sejam tantos, é indispensável que você faça um bom planejamento e coloque tudo na ponta do lápis, uma vez que desse modo, você estará se prevenindo para futuros imprevistos. Além disso, nos primeiros meses de funcionamento da sua empresa produtora de eventos, pode ser que o giro de caixa não seja o suficiente para arcar com todos os custos, e por isso, guardar um dinheiro de reserva é importante.

Conheça também o Como ser um bom Vendedor, vale a leitura.

Conheça os seus Fornecedores, Concorrência e Clientes

O que irá garantir o sucesso do seu negócio primeiramente é a qualidade do seu serviço oferecido. No entanto, conhecer os seus fornecedores, a concorrência e os seus possíveis clientes são fundamentais para a sua empresa ir para a frente. Comece analisando os preços cobrados pelos mais variados fornecedores, assim como a qualidade de cada serviço. O simples detalhe de escolher certo, já faz com que o seu negócio decole.

Em relação à concorrência, analise o mercado, compare preços, veja se há qualidade nos serviços oferecidos por ela, e se tiver, pense em meios e estratégias para superar as expectativas e oferecer algo ainda melhor. Já pensando em como driblar a concorrência de uma produtora de eventos, você já estará pensando em métodos que chamarão mais clientes para querer o seu serviço. Por isso, investir em qualidade é extremamente importante.

Estrutura da sua Produtora de Eventos – Equipamentos Necessários e Profissionais

Como já foi dito anteriormente, um dos principais benefícios de abrir uma produtora de eventos é o seu investimento inicial baixo, pelo fato da maioria dos serviços necessários serem terceirizados. Desse modo, um escritório básico, também com equipamentos básicos, como computadores, impressoras e telefone, já é o necessário para iniciar o seu negócio.  Apesar da maioria da contratação dos serviços poderem ser feitas através da internet ou telefone, é indispensável que o seu escritório seja confortável o bastante para atender os seus clientes caso a contratação seja feita pessoalmente. Um ambiente clean e agradável já basta.

Em relação aos funcionários, não há um número exato de quantidade de profissionais que você deve recrutar. O ideal é que as tarefas sejam bem divididas para uma melhor organização da empresa. Porém, como nesse caso o empreendimento do qual estamos falando é a produtora de eventos, poucos profissionais já bastam, já que a grande parte dos que se interessam por essa área, possuem diversas habilidades e podem exercer funções distintas quando necessário.

Pense Bem na Localização da sua Produtora de Eventos

Uma produtora de eventos, para garantir o seu sucesso, precisa ser instalada em um local agradável, de fácil acesso, e com estacionamento. Isso porque o conforto dos seus clientes deve ser levado em conta para uma maior satisfação de cada um. Além disso, não deixe de verificar a documentação do ponto, a planta na prefeitura, e a vistoria do local por bombeiros. Todos esses detalhes, apesar de simples, são extremamente importantes e podem evitar futuros imprevistos na sua empresa, como multas, ou até mesmo, suspensão das atividades.

Tipos de Serviços e Etapas de um Evento

Pensar no serviço que você irá oferecer e, principalmente, analisar com antecedência as exigências dos seus clientes é indispensável, isso porque, os tipos de serviço são vários, e entre um evento e outro, a organização pode ser totalmente diferente. Enquanto um evento pode pedir serviços de decoração, limpeza, fotos, e segurança, por exemplo, outro pode apenas pedir a organização do evento em si.

Além disso, durante o funcionamento do seu negócio é necessário que você tenha conhecimento das três etapas de um evento, seja ele de grande porte ou pequeno: a fase anterior, durante e pós-evento.

Na etapa anterior ao evento, você deve desenvolver toda a organização necessária para o dia. Capte recursos, patrocínio, faça estratégias para divulgar, e principalmente, analise o que o seu cliente realmente quer e faça de acordo com as necessidades dele.

Por outro lado, na fase durante o evento, você deve ver o andamento do evento, ver se está tudo em ordem, etc. E por fim, a última etapa do evento é justamente o final, quando você deve produzir relatórios, e fazer as prestações de contas necessárias.

Apesar dessas dicas serem um pouco subjetivas, não há como te oferecer um passo a passo de como montar uma produtora de eventos melhor, já que você apenas conseguirá saber se tudo está indo certo colocando a sua ideia em prática. Por isso, não deixe de planejar cuidadosamente, pensar em todos os detalhes, objetivos da sua empresa, e principalmente, ofereça um serviço de qualidade. Qualquer outra dúvida sobre como abrir uma produtora de eventos, é só deixar nos comentários abaixo que te responderemos o mais breve possível. Bons negócios!